Digitaliseren documenten

Veel bedrijven hebben nog een papieren administratie. Ze bewaren al hun klantgegevens in verschillende mappen, waardoor het overzicht ver te zoeken is. Ook regionale archieven raken steeds verder in de problemen. Met het wegvallen van subsidie is minder personeel beschikbaar, waardoor deze instellingen nu kampen met grote hoeveelheden onverwerkte documenten, die ze nergens kwijt kunnen. Gelukkig is er een oplossing: het digitaliseren van documenten. Je kunt verschillende documenten laten digitaliseren, zoals facturen, correspondentie of persberichten, maar ook flyers, geschreven brieven of fotomateriaal. Ook eerder uitgebrachte boeken en tijdschriften kunnen worden ingescand. Het digitaliseren van documenten is vaak een hele klus. Er is speciale software voor nodig en je hebt een professional nodig met verstand van zaken. Waarom is het dan toch de moeite waard om hieraan te beginnen?

  • Administratie direct bij de hand
  • Actueel en back-up
  • Zoeken naar data voorgoed verleden tijd
  • Kostenbesparing en toegankelijkheid

Laat je de administratie van jouw bedrijf scannen, dan heb je alle data altijd bij de hand. Je hebt direct toegang tot de documenten die je nodig hebt wanneer een klant daarom vraagt, of wanneer de belastingdienst een aangifte controleert. Je hoeft je dus nooit meer druk te maken over een ontbrekende factuur: je kunt alles eenvoudig op de computer terugvinden. Een ander voordeel is dat je de administratie actueel kunt houden, en regelmatig een back-up kunt maken. Het kopiëren van talloze documenten is onbegonnen werk, maar een digitale administratie is eenvoudig te verplaatsen naar een cloudopslag. Je administratie is dan altijd ergens opgeslagen in geval van nood. Als ZZP’er of eigenaar ben je zelf verantwoordelijk voor een actuele en overzichtelijke bedrijfsadministratie. Door het digitaliseren van documenten is het veel eenvoudiger om aan die eis te voldoen!

Digitaliseren documenten: toegankelijkheid en kostenbesparing

Lever je een bepaalde dienst aan klanten, dan kan het zeker de moeite waard zijn om te beginnen met digitaliseren. Documenten kunnen dan veel sneller door een klant worden aangevraagd. De overheid is hier al mee begonnen: tegenwoordig kunnen steeds meer stukken door middel van DigiD worden verstrekt. Ook archieven proberen steeds meer materiaal digitaal aan te bieden. Met het digitaliseren van documenten maken zij hun collectie toegankelijk voor het grote publiek. Tot slot is het onderhoud van een digitale database een stuk goedkoper dan van de papierenvariant. Het opslaan van honderden kartonnen dozen is een enorm karwei en aan de aanschaf van opslagmateriaal zitten kosten verbonden. Het digitaliseren van documenten is dus een nuttige investering, die zich op termijn zeker terugbetaald. Wil jij beginnen aan het digitaliseren van documenten? Neem dan eens contact op met ETC Div & Admin. Op de site, https://etc-divenadmin.nl/digitaliseren-documenten/, lees je meer over de voordelen en kun je direct een offerte aanvragen. Deze offerte wordt op maat gemaakt, zodat je altijd de beste deal krijgt. De omvang van het archief bepaalt de uiteindelijke prijs. Voor kleine bedrijven, met een kleine tot middelgrote administratie, vallen de kosten reuze mee!

Een investering in de toekomst

Wil jij beginnen met het digitaliseren van documenten? Wacht dan niet langer! Na het digitaliseren is het materiaal beter toegankelijk, altijd actueel en direct inzichtelijk. Daar komt bij dat het ontwerpen van de digitale administratie weinig tijd in beslag neemt. In een handomdraai heb je een digitale administratie waar je u tegen zegt. Louter voordelen dus! Voor meer informatie over de mogelijkheden ga je snel naar bovenstaande site. Het is verstandig om met grote opdrachten, zoals het digitaliseren van een archief, vooraf even contact op te nemen. In goed overleg kan dan een geschikte overbruggingsperiode worden vastgesteld. Zo heb je als klant altijd de zekerheid dat het werk goed en zorgvuldig gebeurt!